Riesame della direzione scritto per l'auditor
Il riesame della direzione che leggo in audit porta spesso una data di pochi giorni prima della mia visita. La data, da sola, non è un problema. Lo diventa quando il documento mostra di essere stato scritto per l'auditor e non per decidere qualcosa.
La clausola 9.3 della ISO 9001:2015 chiede alla direzione di riesaminare il sistema a intervalli pianificati. Lo scopo è verificarne l'idoneità, l'adeguatezza e l'efficacia, e l'allineamento con gli indirizzi strategici dell'organizzazione. Gli elementi in ingresso sono elencati al punto 9.3.2, quelli in uscita al punto 9.3.3: opportunità di miglioramento, esigenze di modifica del sistema, risorse necessarie.
Per capire se il riesame ha funzionato da strumento di governo bastano pochi minuti. Il primo punto che guardo è la lettera a) del 9.3.2, cioè lo stato delle azioni decise nel riesame precedente. Se manca, oppure se tutte risultano "in corso" senza una data, la direzione non ha seguito le proprie decisioni.
Poi leggo gli output. Un riesame che chiude con "nessuna modifica necessaria" e "risorse adeguate", in un anno in cui l'organizzazione ha cambiato fornitori o personale, non ha letto i dati che riporta nelle pagine precedenti.
Infine cerco le decisioni a valle. Una decisione presa nel riesame dovrebbe ritrovarsi nel budget, nel piano di formazione, negli obiettivi dell'anno. Se non compare in nessun altro documento, è rimasta nel verbale.
Nei sistemi integrati il segnale è ancora più evidente. Qualità, ambiente e sicurezza sul lavoro condividono un unico riesame, ma spesso in tre capitoli scritti da tre persone diverse, uno di seguito all'altro. Un infortunio legato a un'attrezzatura e una non conformità di prodotto sulla stessa linea finiscono così in sezioni separate, e nessuno le mette in relazione, mentre è proprio quel collegamento che l'integrazione dovrebbe rendere visibile.
Quello che conta, quindi, è la distanza fra ciò che il riesame decide e ciò che l'organizzazione fa nei dodici mesi successivi.
Nella vostra organizzazione, l'ultimo riesame ha cambiato almeno una decisione di spesa, di organico o di priorità?